为何邮件频繁发送失败或被退信？如何避免成为垃圾邮件？

邮件发送失败和被退信原因

可快速判断的原因

• 附件过大，超过5M。

• 收件人邮箱地址存在书写错误或失效情况。

• 邮件包含敏感词汇。

收件失败的原因和解决方案

A: 邮件投递失败，收件人邮箱不存在或错误

• 返回关键字： no such user, unknown, illegal alias, account inactive, user not found, Invalid, unavailable, recipient, not a valid, mailbox, cannot be delivered, unable to relay

• 解决方法： 核对收件人的邮箱地址是否正确，确认无误后重新投递邮件即可。

B. 对方邮箱已满，无法接收新邮件

• 返回关键字： quota, over, exceed, hard limit, exceeding, storage allocation.

• 退信原因： 对方邮箱已达到存储空间上限，无法接收新邮件。

• 解决方法： 建议使用其他方式联系收件人，待其清空邮箱腾出空间后发送新邮件。如果非常紧急需要发送邮件，可以先通知收件人清理一些邮件，然后再发送。

C. 邮件过大，造成接收方服务器拒收

• 返回关键字： message too large, exceeds server limit, attachment size limit.

• 退信原因： 邮件大小超过了接收方服务器的限制。

• 解决方法：

1. 尝试压缩附件的大小，或者将大的附件上传至云端，然后在邮件中提供共享链接。

2. 如果必须发送大文件，可以使用文件传输服务或FTP（文件传输协议）。

D. 收件方邮件服务器无法被解析或不存在

• 返回关键字： host, unknown, not found,bad host,domain syntax,unreachable, connection refused.

• 退信原因： 收件方的邮件服务器存在错误或无法被正确解析，导致投递失败。很多情况下是由于@符号后面的主机名或域名有误，或域名已过期/被抢注。

• 解决方法：

1. 仔细核对收件人邮箱地址中@符号后面的主机名和域名是否正确，避免拼写错误或多余的字符等。

2. 确认收件人是否仍在使用该邮箱，并与其联系确认问题。

E. 邮件无法投递：收件人邮箱帐号无效

• 常见关键词： disabled

• 退信原因： 收件人的邮箱帐号不可用，可能是被冻结、删除等原因造成的。

• 解决方法： 用其他方式联系收件人，获取他们的常用邮箱，然后重新发送邮件。

F. 发送失败：对方拒收邮件

• 返回关键字： not welcome、content rejected、message blocked、recipient reject.

• 退信原因： 发送的邮件被收件人拒绝，可能是因为收件人限制了发送给他们的邮件，或者邮件不符合收件人所在服务器的要求。

• 解决方法：

1. 控制邮件大小，避免过大，以免被收件人的过滤器拦截。

2. 确认收件人邮箱是否正确，或尝试使用其他邮箱发送邮件。

3. 如果需要紧急发送邮件，请先通过其他方式联系收件人，确认其能够接收您的邮件。

G. 发送失败：连接超时

• 返回关键字： connection timed out

• 退信原因： 可能由于网络连接不稳定或存在问题，导致无法连接到收件人的服务器。

• 解决方法：

1. 首先检查网络连接是否正常，并确保设备已连接到互联网且网络速度稳定。

2. 尝试重新启动设备或重置网络设置，以解决问题。

3. 若无法解决问题，联系网络管理员或互联网服务提供商获取帮助。

H. 发送失败：被识别为垃圾邮件

• 返回关键字: spam, spammers

• 退信原因： 邮件被收件人的垃圾邮件过滤器拦截，可能是因为邮件内容或发送者被认为是垃圾邮件或垃圾邮件发送者。

• 解决方法：

1. 尝试修改邮件内容和主题中的文字描述，避免被识别为垃圾邮件。

2. 可以使用一些更加常见的短语，如“您好”等。

3. 避免使用过多的大写、感叹号和垃圾邮件常用的词汇。

4. 将邮件发送给目标客户，而不是大量无关人员。

如何避免成为垃圾邮件？

1. 发送日志显示「发送失败」，原因为“垃圾邮件”：说明邮件被邮件服务器直接拒绝；

2. 发送日志显示「发送成功」，但邮件在收件人的垃圾箱：说明邮件被邮件服务器接收，但被分到了用户的“垃圾邮件”箱。

   认识垃圾邮件

   垃圾邮件是指未经用户许可就发送到用户的邮箱中的任何电子邮件，包括但不限于以下类型：

3. 收件人未曾要求或同意接收的广告、电子刊物、各种形式的宣传品等宣传性质电子邮件；

4. 收件人无法拒收的电子邮件；

5. 包含虚假信息源等信息的电子邮件；

6. 包含病毒、恶意代码、色情、反动等不良或有害信息的邮件；

7. 对用户的价值较低且用户频繁收到，使用户不堪其扰的邮件。

优化邮件主题

1）制作一个吸引人的主题： 请努力提高吸引力，激发好奇心！ 邮件服务器会考虑收件人的行为，例如他们是否打开邮件。一个吸引人的邮件主题不仅可以提高打开率，还可以提高收件人对你的好感。

2）避免敏感词汇： 避免过于夸张的符号、营销用语（如“免费”）、高频使用大写字母等，避免成为收件箱中的不受欢迎的邮件。

3）保持简短： 确保大多数收件人可以完整看到邮件主题、摘要的全部内容。

4）添加主题变量： 在大规模发送邮件时，可以添加变量，例如智能替换个性化姓名、公司等字段，以减少邮件主题的重复性并降低邮件服务器的拦截率。

优化邮件内容

不包含非法、营销或广告内容 不要发送您自己都不想收到的邮件，这是发邮件的基本规则。

1）发送人们喜欢和想看的内容： 你的订阅者想从你的邮件中获取什么？他们关心什么？怎样才能更紧密地与他们联系？

2）避免或减少敏感词汇： 例如政治敏感词汇，如国家、军队等，以及促销敏感词汇，如“免费”、“立即点击”等。也要避免使用大量符号。如果需要发送网址，请尽量使用短链接。

3）降低图片比例： 不要使用过多的图片，也不要只使用一张图片而没有文字。

4）邮件附件类型： PDF格式是最好的选择，其次是图片、word和excel格式，最后是压缩文件（rar、zip），因为邮箱服务器难以判断其安全性，为保护用户，通常会标记为垃圾邮件。

优化群发策略

1）发送有针对性的邮件

不要随意发送邮件，避免打扰收件人，被标记为“垃圾邮件”会影响你的邮箱信誉度。 最好的方案，是让收件人主动订阅你的邮件，或者发送更加定制化与收件人相关的邮件。可以在网站/官微上设置留资表单，或者在感谢信/反馈中加入订阅链接，引导收件人订阅你的邮件。

2）测试邮件服务器的反应

在正式发送前进行测试，测试不同的邮件服务器对你的邮件的反应，把邮件发给主流的邮件服务商（gmail, outlook等）。如果测试邮件被放到了垃圾箱，那么正式发送时也可能会这样。需要检查你的邮件内容，找出问题所在。

3）进行A/B测试

AroundDeal Engagement（营销序列触达）功能，自带A/B test功能，支持同时设置多个邮件版本，自动识别并发送最优，持续优化营销效果。

注意，一旦被邮件服务器认为是垃圾邮件，就很难改变。

更重要的是，邮件会被收件人长期保存，影响他们对你/公司的印象。 一封精心设计的邮件，可能比千言万语更有力量。

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