新手如何写好开发信，加大成交率！

新手如何写好开发信，加大成交率！

外贸开发信就是外贸业务员把自己公司的产品、服务、优势等通过邮件、信函发送给潜在的国外客户，希望建立合作关系，共同发展，潜在的国外客户收到邮件、信函后，如有意向，则会与外贸业务员进行进一步的沟通、谈判，最终确立购买合同。

邮件写法

明确的主题。

一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。

使用最最简单的词汇和句子。

需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！

多使用被动语态。

我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。

语气要缓和。

其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？

忌长篇大论介绍。

简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。

不可过长。

客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。

不要使用奇奇怪怪的字体。

很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。

一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇怪怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。

一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：

Rio

这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。

不要说一些毫无意义的话。

比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。

但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。

开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

尽可能不使用附件和图片。

附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。

只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。

第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。

不要插入URL链接。

很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。

写作技巧

客户分析。

注意时差。

如何介绍自己公司。

标题内容中加客人的名字。

如何在开发信里突出自己。

就算挖空心思想也得想出自己的优势来。我以前也是在很小的贸易公司做sales，没有产品优势，没有供应商优势，没机会去展会，一开始连B2B都没有，唯一的办法就是google和欧洲的yellow page啊。

我当时想出来的优势有这么几个：

第一，我能在第一时间回复客人；

第二，我能一次性给全所有信息，包括产品信息和包装资料，价格，装箱量，起订量，装柜数，装运港，以及计算运费等等，只要客人一封询价email就能得到完整回复；

第三，我能提供免费样品；

第四，我能提供免费样本；

还有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的优势所在的。

模板套用

开发信写得好坏，很多时候直接关系到回复率。因为太多朋友都只是自己写一个模板，或者网上抄个模板，就一个一个漫天乱发，结果几乎都是石沉大海，就是因为缺少针对性，而且函电书和网上很多内容都有点过时了。

写作准备

搜寻客户信息。

确认客户信息。

主体内容

1)不长篇大论的介绍公司或工厂；

2)不炫耀英文水平；

3)不插入超链接或图片；

4)不说毫无意义的废话；

5)少说从哪里得到客人联系方式；

6)少用第一人称；

7)少用书面语；

8)少用中国式英语。

外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”。

优势

弊端

范例

一开始开门见山指出，很高兴获悉您对某某产品感兴趣，我们专业生产这类产品多年，优势在于什么地方，质量好，价格相当有竞争力。这样就已经把要表达的意思表达出来了。

Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me. FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!

第二段就是两句话，有问题随时联系我，免费样品随时会寄来供您测试！既表达了你想要合作的愿望，又表示了自己的诚意，只要您有需要，我们随时为您服务。这样写的就给人感觉不卑不亢，既没有显得很拽，也没有在老外面前矮一截。大家是平等的关系，本来就是相互的合作，找机会争取双赢。这点反而会让西方人比较赞赏。

退信原因

1、邮箱地址出现拼写错误；

2、对方邮箱已经弃用；

3、发件人自己的邮箱已满，导致接收不到客户邮件；

4、信件有可能被对方的邮箱默认为垃圾邮件，而潜在客户没有定期审查垃圾邮件的习惯；

5、网络原因，或者邮箱的稳定性不好，导致发送失败；

6、客户国家过节，导致回复延迟；

7、邮件的标题引不起客户兴趣；

8、带有附件，客户担心病毒，不敢打开；

9、附件过大，不便打开，耗用资源，客户直接删除；

10、客户可能不愿意相信免费邮箱发的邮件并与其有邮件往来，担心信息被窃取；

11、对客户无丝毫了解，产品不对路；

12、误读客户的求购信息，产品不对路；

13、客户的求购信息发布已久，目前无需求；

14、给予对方的回信不够及时，对方已经找到好的买家；

15、不了解自己的优势产品和没有把握好目标客户，大海捞针，开发信无针对性和目的性；

16、开发信文字格式大小不合适，阅读吃力；

17、错别字，语法错误太多，理解困难；

18、开发信行文措辞不够专业；

19、信件内容没有做到言简意赅并体现自身产品的价值；

20、对方国家担心中国人的产品倾销，给予高关税以制约进口，而客户无意从中国进口产品；

21、对方公司已有自己固定的供应商；

22、某些客户发布求购信息的目的单纯只是为了考察市场行情；

23、开发信的内容无吸引力；

24、某些客户可能不愿与中间商（foreign trade（外贸）公司）谈合作事宜；

25、产品价格无竞争力，报价过高，价格不在客户的期望范围之内；

26、对方对你的公司与产品缺乏了解，有心理防范作用，担心上当受骗；

27、某些客户由于对产品的需求时间较急，喜欢更直接的联系方式，例如电话，传真等，但是开发信上没有标明这些联系方式；

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