心得 | 如何高效工作

心得 | 如何高效工作

很多外贸小白在刚入行时，每天工作感觉都在瞎忙。

被叫去工厂车间学习产品知识，被要求写开发信和整理客户资料，被安排产品上架，自学优化平台产品技能。

得过且过，每天工作枯燥又迷茫，想要学东西，但是不知道该从哪里学起，每天工作效率很低。

本文主旨：

1.我一天的工作安排

2.分析工作效率低的原因

3.解决办法

4.外贸业务员/外贸跟单员一天的工作安排建议

1.我一天的工作安排

1）6点半起床，然后看英语类书籍（半小时），做瑜伽/跳郑多燕健美操（半小时)

2) 7点半准备早餐，收拾出门

3）8点半到公司开始一天的工作

a.查完电邮

b.翻译好头办评语，下办单。找好物料&布料交给样板房师傅安排打版，向美国TNF客户和香港VF跟单沟通头办打版进度和打版过程中出现的问题（头办批办ok后，才进行大办打版）

c.头办批ok后，核对客户buy file是否有误并汇总成一个buy qty summary表格.

d.同各物料供应商沟通大办物料订购事宜（物料包括:拉链，丈根，绣花线等）

e.翻译大办评语并制作大办打版办单&物料卡&布料卡，安排打版

f.每日跟进并向客户反馈大办生产进度问题。另外，还要制作装箱单等资料

g.会不时解答其他人的提问，给予建议

4）傍晚6点下班，回家帮忙煮饭

6）9点半-10点半 娱乐

7）10点半睡觉

2.分析工作效率低的原因

请看下图

b.只知道埋头干活，从来不去思考

d.同时进行多任务处理

e.总在焦虑，情绪管理能力不够强

f.员工不独立思考+上司不懂瞎指挥=效率低

3.解决办法

结合外贸服装行业，针对以上6点工作效率低下的顽疾，提出以下解决办法。

a.针对工作碎片化----办法：做计划

我每天上班，都是先查看邮件，把邮件分类，如下

1.（公司内部沟通）需要跟团队合作才能完成的工作，要先做。例如下办单。好处：可以在第一时间获得资源优先分配，缩短大办交期

2.（公司外部沟通）需要跟物料供应商沟通订料事宜，或者跟客户沟通衫办打版问题（这些都需要时间去确认的)，排第二位去做。作为跟单，要清楚了解每个供应商每个物料的生产周期（lead time）。特别在年关前后，提前订料，物料供应商才能按时交货。

3.自己独立完成 ，最后做。例如翻译评语，剪拉链等

哪怕不能当天完成，都要在当天回复客户处理情况。例：we are working on it.

做外贸服装跟单员，上班感觉就像是打仗一样，随时有各种突发事件发生。以下是我遇到的部分工作场景:“玛姬，A款号的头办插肩袖的做工我们做不了，要跟客户说。B款号的头办 bom 尺寸表上”前领深"尺寸跟公仔图对不上，你要问问客户他们想要哪个尺寸？还有C款号头办前中拉链和车缝线的的数量不够，你记得重新订购“等各种乱七八糟的问题需要你去解决。工作思路随时被一个个夺命call无情的打断。所以，我建议，在你接电话之前，先用笔记下你当前的工作思路和工作进度。这样避免在接完电话后，忘记自己十几分钟前工作思路的窘况

b.只知道埋头干活---办法:多思考事情本质

部分大公司管理比较完善，公司内部订单操作系统比较多。就以我我上一家公司为例，订单操作就有3个系统，EIP系统（Enterprise Information Portal/企业信息门户），PMS系统（power production management system/工程生产管理系统）以及出货系统。当初我是用1个月多时间去熟悉这些系统的。那么，如何快速学习这些流程类的操作呢？以下方法同样适用于学习其他技能

1.要注意理顺为什么走这个流程(必要性）

2.这个流程需要什么信息，去哪里找这些信息

3.在解决这个问题时遇到什么问题（例如：出错了，怎么改正），问题的注意点是什么

4.为什么这样能解决问题

5.其他人遇到这个问题之后解决中的注意点，问题点，怎样才能避免以后不再犯同样错误

6.实操一次给师傅看，让师傅指出

另外，分享一下比较实用的思维导图app给大家，你可以用这些软件帮助自己理清系统菜单的层级关系

思维导图软件MAC电脑桌面系统可以用：Mind node思维导图软件，

windows电脑桌面系统可以用：xmind思维导图软件

c.来者不拒，不懂"say no"--办法：不做包子，坚定拒绝

瞎忙的大多数是烂好人。为何如此说呢？因为自己深有体会。以前自己是烂好人，怕得罪人，不敢拒绝。结果，自己把别人的工作做了。如果你做错了，反而吃力不讨好。所以，当别人求你帮忙时，要坚定的拒绝，一次不行就两次。拒绝理由越简单越好，就说你太忙，帮不上忙，不行等等，绕来绕去解释半天，只会让自己觉得亏欠别人，给自己增加烦恼。

d.同时进行多任务处理--办法：专心

因为手机的存在，现代人的时间被分割成碎片，无法集中精力去工作。部分人在上班时间刷朋友圈，聚在一起聊八卦，无法集中精力去做比较重要的工作，容易出错。建议各位戒掉网瘾，上班的时候把手机调成静音，专心去跟自己的工作谈一次深度的”恋爱“。

e.总在焦虑，情绪管理能力不够强-----办法：增强情绪管控能力

我觉得，在职场，初期跟中期拼的是自身的能力和交际手段。但是，最终拼的是对于自己情绪的管控能力。做外贸业务员，因为公司里面有业绩考核，再加上工厂不怎么配合，所以造成部分业务员焦虑的情绪。

当我们产生焦虑情绪时，要深呼吸，同时告诉自己”all is well "，同时不要受到周围同事负面情绪的“污染”。焦虑通常也由不可知因素引起，所以，我们要通过自己努力，减少不可控的因素。

f.员工不独立思考+上司不懂瞎指挥=效率低---如何巧妙管理上司

如果你摊上一个不懂装懂，瞎指挥的领导，那么恭喜你，你以后日子挺难过的。因为他会把你的前期工作一票否决掉，要求你加班加点重做。这样子挺浪费大家时间的。

所以，当上司提出修改时，你要独立思考一下。上司这样改是否合理？成本是否增加了？客户是否同意这个方案？这个方案跟我自己的方案有什么优缺点等

总结：首先，虚心接受领导的意见，然后向他分析两个方案的优缺点。比较后形成文字，以邮件的形式发给领导，让领导再进行确认。这会有两点好处：1.会让领导觉得你做事很负责任 2.有邮件的形式作为证据，领导也会重视，不能信口胡说，免于以后的担责。

4.外贸业务员/外贸跟单员一天的工作安排建议

上班第一件事：关注当天汇率，网址如下：wxxolcc---q/jatn=yqnhic

2.处理好手头上的邮件。按内容分出来询盘，新订单，翻单等来跟进。

3.了解行业内B2B，B2C平台的使用规则，每天给自己一定的任务量去注册B2B,B2C平台并进行产品上架，定时更新。例如，每天更新50个产品，每天搜集30个红海关键词，蓝海关键词，并更新到平台上。如果客户数量比较多，可以制定客户管理表，标明客户名字，联系方式，目标市场，感兴趣产品，单价，数量等

4.学习论坛上分享的技能，并结合亲身实践去总结。因为客户周一会很忙，而周五面临即将到来的周末，所以周二和周四这段时间是比较好的跟踪时间。

5.通过各类行业门户学习产品知识，了解市场。如果想要获得更加直观的感受，可以去网上抢购一些广交会，展览会免费门票，我之前就是通过微博，免费获得家博会的门票，让我对家具行业，智能家居有更深入的了解。

5.分享实用APP进行辅助提高效率

1.高效to do:页面分为很重要很紧急，很重要-不紧急，不重要-很紧急，不重要- 不紧急4部分，填好事项后自己依次打卡完成。

2.种子习惯（免费)：这个软件类似于当下支付宝的蚂蚁森林，种子在每件事的打卡后慢慢长成大树

信息来源：以上部分图片来源于服装工业网

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