外贸员的日常工作分享

外贸员的日常工作分享

外贸人米贸搜的日常工作流程为你整理如下。希望能帮到你:

外贸业务员的职责

一、业务人员在向国外买家询价前，要了解客户的基本信息，包括是否是终端客户，年采购量，消费区域，产品的用途，规格，质量要求，我公司是否能生产该产品。这项工作，随着外贸管理软件的开发应用和信息工具的不断完善，已经能够自动显示统计数据。所有的外贸管理软件，如富通天下、畅想，都有这个功能，比富通天下更深入，更成熟。

二、对于国外的邮件和传真，原则上在24小时内回复；如有特殊情况需要延期的，应及时向外国投资者说明及所需的大致时间。外贸业务员的工作比较复杂，询盘邮件比较多，难免会被遗忘。但随着富通天下等外贸管理软件功能的不断完善，系统可以自动提醒业务人员:哪些邮件没有回复？哪些消息很久没有被跟踪了？这是一个很好的提醒。

三。国外产品报价，原则上以公司财务部价格表(出口)为准；根据市场情况和生产成本，公司财务部门进行定期核算，调整产品价格。

四。如果订货量大，外商能接受的价格低于我公司公布的价格，业务人员应先报部门经理批准后执行；部门经理不能给予答复的，应报总经理批准后实施。

五、对于C&F和CIF报价，需要我们处理运输、保险或法定检验的事宜，业务人员应提前联系相关中介机构。在选择中介机构时，要考虑业务熟练、服务效率高、收费合理。

六、对于国外的样品要求，原则上是要求付费的；样品量大的，原则上由对方承担费用。正式订货后，你可以扣除成本和样品发送费。特殊情况下，如关系较好的老客户，可以预付、免收样品，报部门经理批准后实施。如果费用较大，可报总经理批准后实施。

七、对于国外公司需要打样的，业务人员应与生产部协调，确保样品的质量和规格符合要求；样品需要部门经理审核后发出；如果国外产品有包装或唛头要求，正式包装或印刷应由外国投资者确认。

八。至于付款方式，原则上，前TT的全部或部分应视为定金，其余部分应通过提单和所有短期信用证的传真支付。收款行和业务员负责核对信用证的格式和内容，如发现有差异，应及时通知外商修改。信用证审核后，上报部门经理审核。

九。原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金和信用证后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。

十、在订单生产阶段，业务人员应会同生产主管到生产车间监督检查产品生产情况，及时解决问题；要么部门经理协调解决，要么部门经理向总经理汇报。严格掌握产品的规格、质量、包装、生产时间，符合与外商的约定。

十一、对于C&F和CIF价格条款，业务人员应在生产结束前一周安排货代，并确定订舱事宜；一般来说，包装和运输安排在装运日期前两天。

十二、需要委托中介机构办理报关、商检、保险等业务的人员应及时准备相关资料到中介机构办理；在办理过程中，业务人员可以协助。

十三、如果收汇方式是信用证，业务人员一定要谨慎办理，注意单据的一致性，安全收汇。

十四、外汇全部收齐后，业务人员应整理相关资料，相关单据由外汇局、税务局对照财务部门及时核销和退还。并注重外商的售后服务，并跟进，从而建立长期可靠的合作伙伴关系。

外贸业务工作流程:

1.整理语录:

为不同客户的询价提供相关的报价资料。其中，出口产品报价主要包括:产品质量等级、产品规格型号、产品是否有特殊包装要求、采购产品数量、交货期要求、产品运输方式、产品材质等。所有正式报价都应打印出来，并由经理签字存档。

2.加工样品:

做一份详细的样品清单，向工厂索要样品，避免打样错误。收到样品后，检查样品尺寸，质量和照片，确保发送的样品与报价一致，并可以根据它们生产。另外，对于一些工厂，与工厂和客户协商样品费用。并与客户协商寄送样品的费用。如果协商不成，向上级汇报达成解决方案。样品需要记录相关发送信息，以便及时跟踪和事后检查。

3.订购(签名):

贸易双方就报价达成一致后，买方企业正式订货，并与卖方企业就一些相关事宜进行谈判。双方同意后，需要签订购买合同。在签订采购合同的过程中，主要讨论商品名称、规格、数量、价格、包装、产地、装运日期、付款条件、结算方式、索赔和仲裁等，并将谈判后达成的协议写入采购合同。合同应经业务和经理批准，并填写“出口合同审核表(订单跟踪表)”，尽量列出各种预计费用。通常情况下，采购合同一式两份，双方加盖本公司公章，双方各执一份。

4.收取押金或信用证:

4.1:如果客户用信用证付款，通常在交货日期前一个月确认收到信用证。收到信用证后，业务员和凭证员应分别审核信用证，检查是否有错误，是否能保证交货日期，以及其他可能出现的问题。如果有任何问题，应要求客户立即修改信用证。

4.2:如果是电汇付款客户，确认定金已经支付。

5.下达国内生产订单:

在收到信用证或预付款的前提下，开始备货。根据订单制定生产计划，经批准后送生产部生产。如有必要，同时将条码贴的生产清单发给工厂，要求工厂提供此类印刷品的复印件，并确保扫描即可，以免影响出货。

6.跟踪和检查:

在备货过程中，生产部同步汇报生产进度，并对仓库的成品进行登记，以便业务人员掌握整个订单的生产进度。一般在交货期前一周通知公司检验员验货。如顾客指定的人员。一般在交货日期前两周联系验货人员，预约验货时间，确保时间安排在交货日期前。确认后，通知工厂检查时间。

注:每次新品出货，都要留一个大样。

7.包机和预订空间:

7.1.备货的同时，如果本票业务没有为客户指定货代，请咨询货代公司。

价格，确定此货的货运代理公司。

7.2.所有货物生产包装完毕后，生产部会制作装箱单，业务人员根据报来的装箱单和合同、信用证中对货物的详细描述发出入库通知。平时航海。

一周前可以拿到订票单。

7.3.文件储运部根据发货通知、工厂制作的装箱单和信用证准备一套完整的装运文件。装运单据包括出口货物清单、出口货物报关单、商业发票和装箱单。

7.4.单证储运部先将出口货物明细清单传真给货代公司进行配船和订舱，确认配船和费用后，准备全套报关单证(出口货物明细清单、报关委托书、出口货物报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单等。)并发送给货代公司报关发货；

7.5.货代公司确认运费分配和费用后，收到货代公司的发货通知(要求货物在指定日期前运到指定仓库)。

8.检验申请:

国家法定商检产品需要拿到商检证。一般你应该在发货前一周拿到商检换货证书。货物检验合格后，附检验委托书、出口合同、信用证复印件、商业发票、装箱单、箱证等单据，商检局出具换货凭证，送货代公司报关。

9.申请核销表:

人员凭出口货物清单到我公司申请核销单。

10.出口申报:

同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关，变更商检通关。通常有两天的报关时间(在船只被拦截之前)。

10.1单证部拿到核销单后，会将货代公司要求的报关委托书、出口货物报关单、出口核销单、商业发票、装箱单、出口合同通过快递寄出。联系并确认货代公司已收到上述文件。

10.2公司商检人员将商检换证单发送给货代公司，货代公司收到商检换证单后，到出入境检验检疫局换取出境货物通关单。

0.3公司将根据货代公司的发货通知，按时将货物送到货代公司指定的仓库。报关后，货代公司会安排将集装箱拖至船公司指定的码头。

11.收藏:

11.1.文件准备:督促船公司尽快出具提单和货运单样本。仔细检查样品后，以书面形式向船公司确认提单内容。如果提单需要客人确认，先将提单样本传真给客人，确认后再要求船公司出示正本。同时准备其他相关文件(商业发票/通用原产地证书/装箱单等)。).

11.2.文件的提交:

如采用信用证收汇，应在规定的交单时间内准备好所有单据，并严格审核单据，确保无误后，再提交银行议付。

如果采用电汇方式收汇，在取得提单后会立即将提单传真给客人，确认余额后会将提单正本等单据寄给客人。

12.注销退税:

一般会在报关之日起90天内核销。核销后，公司可以向税务局申请退税。

13.商业登记/备案:

每一笔出口业务完成后都要及时登记，包括电脑登记和书面登记，以便以后查询和统计。

14.售后问题的处理:

如因出口产品供应商原因造成错交/漏交/出口产品质量不合格，客户提出质量和数量索赔，业务人员应及时处理。

注:以上业务处理事项:1/2/3/4/5/6/12/13/14，并应密切配合报关人员办理相关交接工作，避免出现问题。

二。现有客户维护和新客户开发:

1.维护现有客户关系

1)处理订单和索赔，确保交货期和产品质量，协调与客户的关系。

2)针对重点客户及时制定相应的推广和优惠政策，提供一定程度的宣传支持，打造良好的企业和品牌形象。

3)在国外重要节日，需要发电子贺卡作为问候。

4)及时向客户提供我公司最新的产品信息和目录。

2.新客户开发

尝试通过展会、网络、市场走访等方式开拓市场，寻找新客户。

三。其他相关职责:

1.外事接待

2.建立客户档案、产品档案、质量信息反馈表，建立出口货物统计台帐。并将每份订单的技术状态表、形式发票、销售合同和附件备份备查。

3.关注市场动态，收集相关产品和市场信息，并进行统计、整理和归档。

4.提交月度/季度报表和年度总结。

5.注意不断提高业务员自身的知识和素养。

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