让客户不得不接受的延期邮件（附3类文件模板）

让客户不得不接受的延期邮件（附3类文件模板）

20年疫情影响，导致外贸订单延期的情况应该不在少数。延期的原因有来自企业生产方面，也有来自物流方面。除了以上两个因素，接下来还有一个我们不能忽略的因素，那就是中国新年假期（CNY holiday)。

很多中小企业的员工是从内地出来打工，一年难得回家一次，临近年底，很多员工都早早筹备回家过年。

企业为了满足员工的这一要求，不得不将年假延长10-20天，以满足他们这种回家心切的愿望。

而这个年假，导致了一个长长的生产空窗期。

以下将分享我发给客户并被他们接受的几种延期模板，供大家参考。

1：生 产 / 物 流 紧 张 延 期

20年的外贸，很多行业出现了爆单，导致工厂生产能力严重不足，无法按时交货。

加上物流不能及时拿到仓位和空柜，让生产好的订单不得不延迟。

有的客户，订单合同有延期罚款这一条。

如果延期，我们不能好好与客人解释，会容易导致客户继续坚持罚款这条,让企业蒙受损失。

老老实实说生产完成不了，罚款铁定会继续。

以下为我发给客人的延期解释，供大家参考:（英文水平有限，但意思能让客人明白）

中文：

尊敬的客户，很抱歉订单延期。以下是我们能拿到的确认仓位，生产线只能按照已确认仓位船期来生产，否则我们的仓库空间不够，无法放得下这么多的订单。希望您能理解。

Dear Sam

So sorry for the delay.Below is the shipping space schedule we can get.

Our production line have to finish the orders according to the shipping schedule because our warehouse is not large enough to put too much orders.

Hope to get your kindly understanding.

我发完以上内容，客户并不满意。

他说他们已经给到我们其他的货代和船代来订舱，不光只有一家船公司，而且他们会全力配合我们的订舱需要，与各货代和船代沟通，为什么还是会延期？继续我的回复：

中文意思：

“很抱歉延期。通常来讲，我们会将您的订单按照相近的交期集中放在一批生产。但您也知道，即使我们与其他货代和船代订舱，我们也很难及时拿到仓位。

况且，年底是生产高峰期，我们公司所有客户的订单都面临着同样的问题。

如果我们把所有订单都生产完成后，等待船期仓位，那我们公司根本不可能有这么大的仓储能力。

同一批订单，我们只能根据大部分订单确定仓位的排期，去安排生产计划。

比如订单1234，要求最晚交期是12月5号，我们将它和其他同样是12月5号交期的订单一起生产。

但这批订单确认的最早船期是12月29日，我们只能在12月25号完成生产来赶所有的船期。

希望得到您的理解。有何问题请随时联系我们！”

Dear Sam

So sorry for the delay.

Usully we arrange one batch of production for several orders with almost same requested shipment time.

As you know the shipping space is difficult for us to get in time .Even we book the shipping with your alternative liners we cannot get the shipping space in time.

If we produce the orders ready to wait for the shipping space ，the warehouse will be not enough for us at all.

We have to finish the orders according to most of the orders' confirmed shipping schedule.

Such as PO#1234 (requested Latest Shipment Date Dec.5th) we arranged the production for it together with all other orders with LSD Dec.5th. But the earliest confirmed shipping space is Dec.29thin this batch.

So we finish the production for this batch since Dec.25th to catch all shipping schedule.

Hope to get your kindly understanding.

Any question please contact us freely.

regards /Cherry

2：跨 年 新 订 单 延 期 申 请

今年农历除夕是2021年2月11日。工厂一般在2月1号左右开始放假，初十左右开工，也就是2月22号左右。

年后即使开工，员工也不一定能在工厂开工当天到场。

根据我在工厂这么多年的经验。员工全部到厂，需要1-2个礼拜，也就是在3月5号-10左右才能全部到厂。如果我们客人的订单交货时间，刚好在2月中或者2月底，这对于工厂来讲，是充满考验的。

如果按时交货，工厂必须将订单在年前生产完，放到仓库，或者在年假期间，留一部分不回老家过年的工人在生产线上继续生产。

如果提前完成订单，这务必会加大生产线在年前的生产压力，而且材料、物料积压，增加仓储负担，对于企业来讲，是一笔不小的开支。

如果留一部分工人在过年期间继续生产，这期间，很多人需要走亲访友，或者假期心情自然会放松，生产效率会大打折扣。

在年初八之前，让工人上生产线，很多都不太愿意。不管怎么处理，工厂都会有一段时期的生产空窗期。

所以，如果能够让客人将2月份订单延期到3月份，这是再好不过的。

以下是我发给客人的延期申请模板：

中文：非常感谢您的新订单确认。我们留意到第一批订单出货在2月25号，时间对我们来说有点紧张，因为刚好中国新年假期从2月5号到2月22号。

工厂年后开工至少要到2月底，而所有工人返回岗位估计要到3月10号左右。

另一方面，由于您的这批订单是新品，第一次进行大货生产，我们可能需要更多时间去处理生产线上不能预料的问题。

如果可以的话，请将这批订单的第一批交货时间，延长到3月底交货。

提前感谢您的理解和支持！

Dear Jack

Noted with thanks for your new order confirmation.

We checked that the first shipment date Feb.25th will be limited for us because of CNY holiday from Feb.5th to Feb.22nd.

On the other hand it is the first shipment for new items we need more time to manage any possible problem in mass producton line.

If possible please kindly start the first shipment at the end of March for these new orders.

Hope to get your kindly understanding.

以上延期申请，如果客人不接受，或者客人急于需要这批货物，我们应尽力按时完成生产。

3：运 费 变 化 产 生 的 延 期

部分客户的报价是到港价或者到门价，这其中就涉及到一块，近期我们无法控制的运费。当运费已经产生很大的变化，如果我们继续坚持发货，那将让公司蒙受损失。在这种情况下，我们需要向客人解释当前的环境，运费变化的情况，问问客人是否可以延期出货，等到运费降低点再发货。

邮件内容：

中文：

尊敬的客户，由于欧美港口拥堵，以及航线减少导致仓位紧张等原因，运费已经比我们初期报价时涨了太多，以致于目前我们无法承受。

如果您的这批订单不太着急的话，是否可以等到运费趋于正常或者回落的情况下，再让我们发货？

当然，您的订单，我们将完好保存在仓库，直到发货。

很抱歉由于延迟给您造成的不便，非常感谢您的理解和支持。

Dear SallyRegret that due to the port congestion under virus in Europe and US, and limited shipping space for limited vessels from China, the order has to be delayed because the freight charge has been changed too much for us to burden.

If possible please kindly delay the shipment a little late if you don't need this order so urgently.

When the freight charge goes normally we will arrange shipment asap.Surely your cargo will be well stocked in our warehouse before shipment.So sorry for any trouble caused from the delay.

Thanks for your kindly understanding and support advance.

写 邮 件 的 诀 窍

延期，对于客人来讲，并不是什么好事。所以我们在申请或解释时，态度还是需要拿出来，先说“sorry”。

但不管任何邮件，我们在与客户沟通时，首先要明确自己的目的是什么，接下来，邮件的内容，都应围绕这个主题展开，整体需要做到有理、有据、不卑不亢。

如果我们希望将一件事情说服客人，建议少用主观想法“We(I) think.."而多用”according to the experience/under the situation..."等等。

邮件发出去之前，建议自己先读一遍，站在客户的角度，看看邮件内容是否能说服自己。如果连自己都说服不了，说明这封邮件发过去可能是无效，或者效果会大打折扣。

需要再做修改，找出有力的依据，直到能说服自己了，才发出去。

总之，业务无小事，需要精益求精，认真对待！

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