只需要几张表格，你也可以有效的分类管理你的外贸客户，客户出海怎么写

本文讲述了外贸人注意！只需要几张表格，你也可以有效的分类管理你的外贸客户，客户出海怎么写。

作为外贸业务员，你是否偶尔遇到这样的问题：

1.工作一段时间后，发现客户资料有种乱乱的感觉。

2.随着开发的客户越来越多，突然发现客户资料虽有分类却不科学，导致很多该跟进的客户跟进不及时。

3.久而久之，又发现客户资料太多，不懂精简，分不清主次，花费了大量时间跟进却效果不明显。

4.更糟糕的是，一不小心电脑中毒重装，或者粗心大意将记录客户的本子遗失，之前积累的客户全部没有了。

......

所以做好客户资料整理是特别重要的一件事，正所谓磨刀不误砍柴功，如果能系统的、有序的做好客户资源管理，不仅可以大大提高自己的工作效率，而且能够更好的维护好客户关系，理顺跟进情况，从而提高成单率。因此，分享一套客户管理的方法，大家共勉。

回到分享的主题！

我们首先要确定客户资料管理的总体思路，主要围绕两点逻辑来展开：

一是资料的整体和局部的关系问题；

一是资料的主要和次要的关系问题。

资料的整体和局部的关系问题，按照“藕断丝连”的原则，通过处理好资料的分离和整合来解决。

首先说分离：对于某个客户而言，其基本信息及业务明细，我建议不要混杂在同一个表(Sheet)里，要分开成多个表，例如，分成以下几个表：客户基本信息表、客户跟进记录、客户购买记录...等等；另外，对于多个客户而言，要对客户进行分类，按照ABCD等级别进行归类；这样分的好处就是各记各的，容易区分和记清楚，更加也方便记录。

再说整合：这几个表之间不是完全独立的，而是依据某关联字段（如客户编号）内在地联系起来，是一个整体。这样，查看某客户时，他的基本信息、跟进记录、购买记录就能全都列在一起，就能方便地了解该客户的全部信息，而不是挨个表地去找。而具备共同等级的客户，整合在一起，更具横向对比性。

资料的主要和次要的关系问题，根据“轻重缓急”的原则，通过处理好任务的重要性和时间的急迫性来解决。

这个也涉及到时间管理的概念，把任务按照重要程度和紧急程度分类，最终产生了四种任务，分别是既重要又紧急的事情，称之为危急；重要但不紧急的，称之为高回报；紧急但不重要的，称之为日常中断；既不重要又不紧急的叫琐事。结合资料所涉及到的跟进任务，危急和高回报的任务是要重点处理的，因此，我们在处理好分离和整合的关系后，要学会再另作表格，对这两项任务进行追加对待，特别是确保高回报任务的时间性，比如最近需“优先跟进的客户”表格，这个是能够开发到客户的保障，同时也提高了跟进效率。

现在我们来说说如何具体落实操作。

首先，将你的硬盘分区，其中一个区专门存放客户的一切资料，这样做的好处在于可以目标明确地进入工作区进行资料的管理。

其次，将客户分为贵宾客户（A），种子客户（B），潜在客户（C），中断客户（D）四类，每类建一个文件夹，放置客户的基本情况。为方便查找，客户的文件夹名字可以这样编号：地区代码-顺序号-客户级别，如EU-001-A,意思是欧洲地区001号贵宾客户。

然后，您就可以着手开始新建一个属于您自己的客户管理表格了。

等级客户跟踪表

这张表实际上就是客户资料记录和跟进表，包含三张子表：

一是“客户基本信息表”，其中包含的内容就是您平时工作中会用到的主要的项目如:Country，Company Name，Contact Person，Email，Address，Telephone，Mobile，Fax，Website等等,基本上包含了联系客户需要的资料，这个表格也是很多人会有的。

二是“客户跟进依据表”，包含了对客户初步了解的情况信息，是开展进一步跟进的最基本的依据。

三是“客户跟进情况表”，这个是对客户跟进情况的简单记录，可以理解为跟进历史存档，以及安排跟进日程是提示。

优先跟进客户表

如果说上边“等级客户跟踪表”记录的对象是沙子，大浪淘沙，那“优先跟进客户表”记录的对象就是从沙里淘出来的金，也就是从上边跟踪表里挑出来的有可能成单的，根据任务和时间的关系问题，此类客户属于“重要但不紧急的”，是具有高回报的客户，是你最近需要花时间来重点跟进的对象，所以要特别对待，这个表格就是专门为这类客户设计的，因此，相对比较复杂点。如图：

订单执行情况表

这张表格就是目前正需要做好的任务，属于既重要又紧急的，是跟进客户的最关键环节，事关整个外贸流程能否顺利走完，因此是目前你要重视的，对于外贸老鸟来说，有可能同时跟进的订单多，此表格的作用就更加重要了。

当然，还可以将这个表格稍加修改，将正在跟进的样品单也整合在一起，道理很简单，样品单也是目前要做好的跟进环节。

Sample、Order和Supplier三张表

在跟客户一来二去之后，跟进的过程涉及到寄样、订单和跟供应商发生关系，这时就需要Sample、Order和Supplier三张表，他们不单被用来记录跟进时各个环节的信息，同时目的在于将电脑硬盘里的客户资料和前边几张Sheet的信息对应起来，起到媒介的作用。

比如，上边在“等级客户跟进表”里，您可以看到以上这张表格列标题部分的SAMPLE和ORDER的字体是蓝色的，鼠标放上去之后呈现“小手”的标志，点击之后可以链接到另外两张表格，这两张表就是这里的Sample和Order表格。

以上六张表格的大概逻辑关系如图：

在这里有个问题，那是如何链接两个不同的sheet链接在一起呢？具体的链接方法请见如下步骤：

解决了这一边，如何将sheet链接到电脑硬盘对应的文件夹呢？具体方法如下步骤：

客户资料分析表

客户资料很多，sheet记录零碎化，对于优质的客户，特别是具有地区代表意义的客户，将这些资料单门记录归档是极其必要的。

跟国内不同，国外更常使用电子邮件来交流信息。

译员想要拿下国外客户，应该尽量保证电子邮件礼貌得体，给对方留下好印象

我整理了一些比较常见的邮件用语。

大家投递简历，跟项目经理沟通时应该用的上~

翻译出海搞客户，别忘了学习下英文电子邮件怎么写~

抬头：Dear [name]：比较正式，第一次投递简历时候可以用。

Hi [name]：亲切友好，相对不是那么正式，和对方熟悉之后我经常就用这个

Greetings: 一般在不知道对方名字的时候使用，比如说直接投递某个翻译公司而不知道招募者具体名字时

Hi (everyone/ guys)：发给一群人的时候使用，非正式，项目经理跟一群译员联系时，经常是这么开头的

开篇问候：“I hope you…”国外客户通常会先客气地寒暄一下，然后再讲正事。

I hope you are well/all is well /I hope this email finds you well：关心一下对方，百试不爽的客套话

I hope you had a great weekend/week/day: 根据具体时间而定

I hope you enjoyed your vacation: 假设对方刚从假期归来

I hope you feel better soon：假设对方请了病假，祝愿对方快点好起来。

回复的话，一般会说Thanks for your kind/lovely words之类

进入正文：

I am writing to you about… ：用在正文开头，开始说正事了I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/to update you on/ask for…：想要询问/告知

Might I take a moment of your time to…: 非常礼貌地请求对方

I am reaching out because…: 说明联系目的，但不太正式

表达感谢：Thanks for… 这个还蛮重要的，基本我能看到的每封邮件都要找个理由感谢一下==

Thanks for letting me know：感谢对方告知Thank you for your understanding/patience：感谢对方耐心（不直接道歉）

Thank you for your email about…：基于此前邮件回复

Thanks for sending/asking about/attending: 感谢对方发了文件/询问某事

Thank you for reaching out (to me)：感谢对方联系自己，不太正式

Thanks for your feedback on/your suggestion: 感谢对方的反馈/建议，收到审校反馈之类时用得上。

提醒对方：

Just a quick/friendly reminder that…用来提醒对方。在邮件提及多个事项时，也可以用这个表达

Please note…我觉得可以用来提醒对方自己寄出了invoice

Quick reminder…：相对不正式I wanted to update you: 可以用来告诉对方项目进展

I’d like to inform you that…：比较正式地告知对方某件事

Just a quick heads up: 这个是项目经理经常会用到的，简单补充一点信息，非正式

发送文件

I’m sending you [file’s name] as a pdf file. 在向PM返回文件时用得着，顺带说明文件格式。

I’ve attached [file’s name] for your review: 发送文件供审查

Could you please sign the attached document and send it back by [date]?: 这个是项目经理常用的，比如让译员签署NDA

Please see the information below for more details about…: 提醒对方查看更多信息Here’s the document you asked for/we discussed: 提供对方所需的文件（比如说证书啦，学历证明啦之类）

More information is available at [website]: RM用来介绍公司，或者译员也可以用来吸引对方来查看自己的个人网站。国外译员挺流行给自己建个个人网站的。

上文就是小编为大家整理的只需要几张表格，你也可以有效的分类管理你的外贸客户，客户出海怎么写。

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