实用邮件技巧分享

实用邮件技巧分享

对于邮件处理，效率是第一原则，形式是可选的。所以内容要简明扼要。开场白、客套话、祝贺等，在网上交流中一般信件可以省略。下面是米贸搜整理的一些实用的邮件群发技巧，希望对你有所帮助。如果需要邮箱，群软件好友可以联系米贸搜。

过滤出邮件中最重要的信息。

有效地过滤你的邮件，把你的注意力集中在最重要的信息上。

第一步是先读信的主旨和寄信人。如果没有什么原因让你今天必须读它，你可以删除它。

第二步快速浏览对方信件内容。如果信的内容没有关于你近期(比如两周内)必须完成的工作，你可以直接删除。

前两步不应超过10分钟。现在你邮箱里剩下的重要信件应该少了，但并不意味着剩下的25%信件你都要留着。

你必须判断这封信:

1)是否与你目前的工作内容有关；

2)您是否提到了您必须完成的任务？

3)是否有说明应该达到什么样的目标；

4)是否有可用资源列表。

如果不满足以上条件，直接删除或回复发件人，要求对方尽快回复以上问题。

节省写邮件的时间，增加对方回复的几率。

请记住，写电子邮件实际上与写信或进行面对面的交谈是完全一样的，区别只是在表达方式上。

邮件沟通中注意措辞，增加收件人的信息反馈，达到最佳效果。因为邮件是写给你的用户看的，这种互动是通过计算机网络产生的，发件人往往会不自觉地“忘记”真正与自己互动的是那个遥远的“人”。同时，很多情绪化的话在不经意间发出，互相伤害，甚至引发冲突。

电子邮件的内容必须简洁且符合逻辑，每个人的时间和注意力都是有限的。电子邮件的内容越简洁越好，既能节省自己的时间，又能吸引收件人的注意力，提高回复的概率。否则你的邮箱会变成对方90%的删除名单。

邮件的主题必须明确。

电子邮件一定要有主题，因为很多人用主题来决定是否继续阅读信的内容。另外，邮件标题要尽量描述性强，或者与内容相关的主旨，让对方一看就知道，以便快速理解和记忆。

大忌找任何以前的邮件直接回复。这样一来，收件人就会误以为是针对之前事件的邮件，让对方一头雾水，无法快速识别。

回复对方邮件时，要附上历史记录，不要删除历史记录，否则对方不会知道之前的事件和沟通内容。

不要随意改变邮件的主题，保持邮件主题前后统一。

邮件内容尽量保持简洁。

在邮件中，首先你要说明主要目的和观点。只要写清楚，不需要反复沟通。如果事物复杂、众多，可以用数字1、2、3、4、5等来标注。简洁、直接、清晰，不要一段写很多东西，非常冗长，没有条理。

建议是必要的，不能直接把问题抛给对方。

提问和建议是邮件内容的两大要素。

多重确认。下面的流程承担者，问题解决者，具体时间点等等。邮件回答不再是“是”和“不是”的问题，而是交流和对话的过程。

谨慎选择发送邮件。

特别要注意仔细选择邮件的收件人。发出的邮件可能会被永久保存在某个地方的私人文件中，或者被转换成一个文件，以便到处传阅。所以，发邮件的时候，要仔细审核写好的文字，不要让别人笑话你。不仅如此，还要确保收件人无误，以免造成不必要的麻烦，所以请尽量减少收件人数。

如果想同时转发一份信件给相关人士参考，可以利用好“抄送”功能。使用CC是在小范围内共享信息的好方法。但是需要注意的是，收件人是直接处理这封邮件的主要人，抄送人是你希望(或者对方希望)看到的人。一般抄送的是你或者对方的老板(比如投诉)，你的同事(信息共享)，或者一个相关的团体(群)。

当你需要群发给很多人，但又想让他们单独回复你的时候，就需要在邮件中标注明显的提示，避免骚扰，甚至可以使用“密件抄送”功能。

用收件人的眼光看邮件

"最容易阅读、理解和回复的信件最能吸引我的注意力."这是职业顾问专家比尔·约翰逊(Bill Johnson)在实施“追求简单”的研究计划时，对一位高级主管的电子邮件使用习惯给出的答案。

前两三行信息是最重要的。这部分收件人要理解你的要点，这个空间让收件人可以在2到3秒内快速浏览所有内容。

理解重点。如果要表达对某件事的看法，可以先简单描述一下事情的由来，然后陈述自己的看法；如果要发起行动，就要对事情可能的发展提出意见和建议。有时，由于信息太短或没有明确标记，接收者可能不知道发送者的陈述是建议还是意见，从而引起不必要的误解或行动。

最后，考虑一下别人电脑的容量。收件人的系统和硬件都不一样，尤其是公司内部的邮件空间有限。为了保证对方能看到自己发来的消息，在写邮件时要特别注意发件人的邮箱是否有系统限制和附件大小限制，以免收到退回通知。

邮件的数字规则:

1)每封邮件的内容大约在8到12个句子的范围内。

2)20个字以上要换行。

3)如果多于3行，则必须为空。

4)每段中间留一个空行，让别人看。

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