附清单表格，20年外贸人使用的展会筹备手册

附清单表格，20年外贸人使用的展会筹备手册

今天讲的是展会筹备，展会筹备包含以下的内容和相关表格：

1、展会概况

首先会有的调查概况的分析。

我参加一个展会，首先要了解这个展会的一个历史背景，哪些大公司、大品牌曾经参加过，还有他以往的一些报道新闻事件。我一定去了解一下，看什么情况值不值得我去参加，那么这个是一个展会概况的表。

2、展会布局

然后再到这一趟展会它的整体的展会布局，会分开多少区，哪些区是特别重要的。

如果是一些非常冷门的区，我们就会要考虑一下，能不能去转变。

3、展会费用

再看看展会所列出来的相关费用，他到底展位费和特装情况怎么样。

这都是参展之前的了解，最后我们把他所有的东西列出清单，包括了展会的费用，人员的工资，还有旅差费、物流费用、广告费用、翻译费用，最后算出来每分钟多少成本。

4、参展商

了解一个展会，我们还要去看他以往的参展商，通过国家参展商，来看看它的一个档次。

如果没有欧洲美国的一些大客户过来参展的话，这个展会也不咋样。所以我们看看它历史上面的一个参展商的一个情况，还有就是买家的统计数据，在他们官方网站方面都可以查到。

5、目标调查

当我们去国外参展的时候，首先要定义我们海外展目标，先做一个市场的调查，再做我们目标调查。看看当地的商家到底有哪些大的商家，如果去海外展的话，不同规模商家主卖的产品主营的产品是什么。如果我们去当地参展应该拿什么产品用，我们这一趟去国外到底要发展哪一个商家。

5、官方名义参展

去参加一个展会，我习惯把它搞得非常官方的一次活动，因为我是中山网商会的，我用商会的名义出一份证明出来，说明我代表商会去进行商务考察。然后让当地外经贸局给我做一个背书，一般大使馆看到有当地政府机构的背书，都会回复这样的邮件，提供一些相关的资讯。大使馆一般都会帮我们安排到China information的刊里面，很多要来中国当地的一些客户，他们去办签证就会在这里面等待时候可以看到我们的资料

6、参展商调查表

我们再看后面的表格开发参展商调查表，也就是说如果我们去海外参展的时候，我们想开发当地的参展商，我们先做他们的背景调查，看看历届参展的今年参展的分别是谁，先跟他们沟通好。

7、竞争对手调查表

跟我们一起去参展的我们竞争对手，他们现在卖什么产品什么价格，有什么政策，把它调查清清楚楚。

只能线下进行沟通，因为这个方法讲了之后可能，变成太多人知道就变成无效了，所以这个可以跟我们后台的工作人员去联系。我们私下来去沟通。

8、参展目标

到底参展需要什么目标，我们根据哪些纬度来，介绍自己的企业，把这维度列出来，匹配哪一种类型的客人，把这个提前给做好。

9、展会话术

最好做成为三秒钟和十分钟的话术。因为很多客人如果你不能三秒钟说出你的优势，它没办法听下去，这样你会错失很多机会。

10、产品优势描述

产品优势如何来描述，包括产品的常见问题FAQ，产品优势大家自己去考虑，因为各家产品不一样。

那么把产品的优势描述我们变成三秒钟的赢语，也就是进来摊位的最重要的那句话，所以这个板块需要发挥一下小宇宙，想想能够吸引客人。

11、展会须知

这个板块了解到展会，所有的一些资源，哪里可以投放广告，哪里可以做什么，把资源了解清楚，包括一些仓储物流的一些问题。

12、展位设计

展位设计方面可以去做的事情，到底我们的摊位后面是一副墙，后面还是什么东西，然后在限高多少可以提供的广告，做到什么位置。

营销能力各方面的互动的版块，应该如何设计，那么根据课程我们这个表就要补充，同时会规避了忘掉的事情。

13、展会邀约

展会什么理由来去邀约，那么这个表就是让我们去打造。

邀约对象是谁，用什么样的理由会比较好，哪些客户是成功邀约的，那把这些东西记录下来。

14、展会支持

邀约客户成功后要提供一些展会支持。比如他来中国了，要Facebook要帮他搞好，还是说要准备一台电话给他，我们要做好前期的一些准备。

15、邀约登记表

这个是邀约登记表，把客人到底是过来的什么人物，有多少人，具体情况怎么样搞清楚，做好我们相关的一些服务政策。

16、核销表

核销表就是业务员把邀约成功的客人列出一个清单，提前一天开始跟他们去沟通，那么这样争取客人来的几率会大。

不同的类型的客户我们把它列出清单，针对客户类型把这些答案先做好，业务员把它背得滚瓜烂熟，列清单做好答案。

17、常用工具清单

常用工具清单我们要注明我们需要用到工具，这个在国内提前准备好，是非常有作用的，这个都需要做好相关的准备工作。

18、宣传资料

我们再看下面的另外一份表就是宣传资料，还有知识资料。

那么宣传资料大家都懂，说到了企业介绍，还有相关的认证证书检测报告，这种的资料我们做好一个准备。

19、食物准备

准备我们业务员本身要吃的，比如能量胶能量棒这样的一些东西，还有就是花旗参茶还有维他命c。

因为我们去参展一个是比较累，第二个睡得少，所以我都规定业务员一定要补充能量，这样的话身体抵抗力会调整的比较好。

20、业务员清单

一定要记住业务员的一个清单，业务员需要准备一些什么样的素材。

包括录音笔各方面的这种，我们就把它列出清单，以免他们忘记了带东西。

21、业务员训练计划

以图认人，把一个人的名字跟背景介绍给背出来认logo，这些都是训练计划当中的板块。

22、展会工作计划

展会的一个工作计划，每天该干什么，就是我们工作日程的一个安排。这个工作安排可以自己去做一些调整。

分别在不同的阶段他们对不同的客户做出什么样的推广，那么整个计划都列在那里，还有现场的推动。资讯。收到之后做网络的推动覆盖。

23、展会纪律

展会没有纪律肯定不行，我们就把它列出一个基础的出来。

纪律大家看一看是否是合理，那么我觉得是应该要做到的，如果做不到别去了。

24、客户破冰

搜集每个国家的热门话题，一定要记住他们是引以为豪的话题，这样会很快的会进行一个破冰的行动，让我们快速进入沟通状态。

25、资料收集

资料收集是说每个人员在展会的时候都有义务和责任，去哪个地方必须要拍一些照片，收集哪些资料回来。

收集客户的与竞争对手的信息，收集这次展会的一些资讯，这个板块我们可以先做好一个计划表。

26、奖励计划

每天早上发钱，也可以发当地的货币，这样会更开心，所以这个奖励计划可以再多想一点点。

27、邀约客户来访

我们邀约一个客户，以什么样的理由来邀约，来我们工厂看一看看有什么意义。

同时来说来得需要多长的时间，有什么样的人来去沟通这方面的话题，要把这东西说的清清楚楚。邀约之前必须要把内容项目给列个清单出来。

28、旅游安排

找一些地方旅游一下吃点美食所以我们都会专门设计一些这样的小旅游的项目，让客户更有兴趣去我们工厂来。

29、客户来访预约登记

简单的记录一下客人来什么时候，来安排司机接不是这么简单，而是我们会做一个工厂那边的准备。

30、工厂接待

有客户来了，这客户是哪个国家的，叫什么名字，用他们国家本土的语言写欢迎语。我们要用客人当地国家语言去写一句欢迎词，他们会非常开心。我们会规定业务部所有的人员必须能够喊出客人的名字，那就verygood，这个公司太有亲和力了。

31、展会数据统计

展会结束之后，我们会做有关展会到访客户的一个统计数据。

每一个国家来的客户的类型和比例做一个统计表，那么这个统计表会发给所有来过我们展会的这些客户。再把客户关注的产品做一个分析报告，比如我们今年展会受关注产品，客户的统计表是提醒客户，这么多人来了，这么多人看中了，你还不快点下单

展会筹备总结

整个展会的筹备，我们从三四个月开始去做调查去做调研，然后提前两个月要做。第一个板块从展品还有展厅的板块去做准备。第二个板块我们从资料方面的准备宣传的各方面的资料包括文案的资料的准备。第三块就是人员的相关的训练的准备。这展会每分钟多少钱，每张名片多少钱非常的贵。做好展会筹备一定会有效果，希望大家能够拿到更好的成绩。

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