学会自动设置邮件签名有效提升工作效率

学会自动设置邮件签名有效提升工作效率

涉及外贸工作自然避免不了邮件发送，很多新进入外贸领域工作的新人在进行邮件撰写后都会自己写上签名，以此结束，为什么要在完成邮件撰写之后留下签名呢，有些新人并不了解，只是按照资深员工的教导去做，之所以留下签名是为了方便客户此后通过这个签名寻找到你，所以签名是非常重要的，在邮寄邮件过程中是一个不可或缺的重要环节。

手动签名有那些弊端，这样的做法是否合适呢?需要注意这样一个要点，并不是说所有的签名都需要手动来完成，有很多封箱都是有工具可以进行设定的，设定完成就可以自动签名了。

例如外贸工作者所使用的邮箱为OUTLOOK，可以直接打开在工具选项框之中的设置按钮，之后在这其中直接设置签名，此后就可以在完成邮件撰写之后自动附带签名了。其他的邮箱虽然在设置模式上会有一定的差异，但其本质是相同的，通过这一类型的操作模式能够有效提升工作效率，虽然在完成一个邮件撰写时写签名花的时间不是很多，但是邮件的数量一多，这一类型的时间消耗也就提升了起来，所以侧重邮件设置自动签名还是很有必要的。

从工具栏中进行设置是否非常复杂难以掌握呢，其实在设置过程之中是很简单的，首先我们进入到如上所提到的一环节中，然后选择回复邮件代签名这一选项，此后用户所撰写的每一份邮件都会带有签名。

有些进入行业工作时间较长的用户撰写签名时，总希望通过个性化签名来给用户留下更为深刻的印象，这样的做法是否可取呢?例如，有些外贸工作者会选择图片签名，这样的做法确实能够起到给用户留下深刻印象的作用，但也需要注意，这样的做法也有其负面影响，有些用户所使用的邮箱是不支持图片签名的，这种状态之下在给其发送邮件时，用户往往无法接收到这封邮件，这种状态下营销效果就无法凸显出来了，所以在邮件签名设定时，对于一些核心要点问题需要做好重点掌控，只有如此后期阶段才不会导致画蛇添足。

这样的案例在行业中很多，例如有一些外贸新人学会签名设定之后，会弄一些非常复杂的签名，这样的签名非常有个性，但是过于花哨的这一类型签名反而会让用户觉得华而不实，被直接当做垃圾邮件处理的可能性非常高，因此在签名设定时要关注到平实，不要过分花哨。

设定签名时有一个要点问题用户一定要了解，很多新人进入外贸领域之后，对于签名的认知只有两点，签名这种方式能够让用户更方便的找到自己，签名方式应该有个性凸显，这样能够给用户留下深刻的印象，实际上这样的认知还是较为片面的，签名最重要的一点在于让用户能够知道你的联系方式，因此在签名中一定要带上外贸公司的信息，这才是核心要点，此后根据自己的喜好或者是针对不同类型的销售用户进行签名设定，只有如此签名才能够起到其应具有的作用，如果没有关注到这样的要点问题，只是盲目的进行签名设定，很难起到优势效果。

例如这样的签名：

Dalian New Trade Company

TEL: xxxx

FAX: xxxx

QQ: xxxx

SKYPE: xxxx

如上的这一类型邮件签名效果就很理想，既能够告诉对方自身的企业名称，又能够让对方了解自身的联系方式，这样用户一旦对外贸企业的某一类型产品有兴趣时，就可以第一时间查找到联系方式，双方沟通如果在较为融洽的状态之下，对于价格以及产品的品质双方都很满意，就能够达成这笔贸易，由此可见签名设定过程之中并不是说越繁琐越好，也并不是说在操作过程之中所使用的图片或者是其他类别签名越花哨越好，签名的目的只有一个，那就是让对方方便找到自己，关注的要点只在于能够符合对方用户的审美需求，这和不同国家的风俗习惯有关，也和各个国家的文化背景有关，如上两个要点关注到之后就能够设计一个相对较好的签名了，当然也有些外贸企业用户会在签名上带出自己企业的网址，或者是其他联系方式等等，具体采用哪种类型的签名，主要是看是否能够让用户更方便找到自己。

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