外贸 是时候从邮件里跳出来了

外贸 是时候从邮件里跳出来了

外贸人离不开邮件，从第一天做外贸开始，邮箱就是必备的。互联网普及之前和国际客户的沟通全靠传真和电话，而有了邮件之后，现在还有谁在发传真？电话么，口语和时差依然是障碍，当然就算电话沟通了，最后还是要靠邮件来落地。阿里国际一直以来也是杜绝买卖双方的邮箱地址公开...

外贸业务员每一天的工作就是检查邮件，不断的回复或者抄送。各类的邮件管理软件也尽可能的帮助大家处理好邮件，做标签，分类，回复模版等。我们陷在了邮件堆里。

技术在日新月异的发展，现在邮件处理工具也非常强大。Mac 自带的邮箱软件 也非常优秀，自动能够将邮件同类合并，或者类似对话模式展现。Gmail可以有很强大的搜索功能。外贸行业的邮件管理系统很好的和CRM系统对接，把邮件作为客户管理的主要工具。

技术发展和工具的完善，对于邮件本身来说并没有发生改变。外贸业务的成长更是缓慢的，其中一项就是复杂的外贸函电，贯穿了整个外贸业务的始末。该写的还得人工来写，对于询盘或者订单都需要人工来处理跟进。尤其是询盘，我们会陷入其中，而最后也并不清楚那些没有回复的询盘最后如何了，靠软件设置的提醒或者定时，也会由于使用起来复杂 最后都放弃了。结果 还是回到了凭感觉管理的状态，对于业绩的增长，全赖于业务员的经验和技巧。这应该被改变。

我们是不是应该从无穷的邮件里跳出来？是否有更好的方式 让业务高效，并且能够 快速成长；不再陷入无止境的客户沟通中，同时又能让客户感觉专业和到位；无论是0经验还是老司机，都能很好的和客户沟通。邮件的本质还是 沟通及客户服务，而这些未必需要全部人工来操作。

把外贸人从邮件中真正解决放出来。我们首先来分析外贸人日常邮件的构成：

• 询盘。及询盘的处理跟进。

这类邮件是外贸人最常见的，占到比例约30-50%。见到新询盘也会小小激动一番。随之而来就是询盘的跟进和处理，报价以及不断的沟通。一条询盘到订单经历个把月也很正常，或者直接就没戏了。时间长了，要回头翻哪些询盘什么, 要分析个资料什么的就觉得缺一个有效监控，有些企业最后还得靠Excel表统计，业务要是懒惰下，信息就没有了。对于询盘的有效回复，更多依赖的是业务员自己的感觉和经验，这种状态下新业务的成长就特别慢。我们需要一个系统。

• 样品，订单，及处理跟进。

新样品，新订单是业务最激动的。随之而来就是准备各种单据，做PI，收款。或者明确各种细节需求。然后对于整个订单的进展做实时回复。在订单的不同阶段做邮件确认等。在订单多的季节，往往也会顾不过来，一些小客户容易被怠慢。而客户虽不会催着你，但一旦体验不好，返单几率也大大减少。而对于管理者更需要清晰的了解整体订单状态，一封封去翻邮件 也不是一个好的办法。 我们需要一个系统。

• PI 及 财务

PI 是外贸收款前必须的工作。依然还有很多公司是人工在制作 PI 的，等着客户打款。客户汇款后信息确认，和公司财务间的不断确认，再回复客户到账情况。订单大，这些工作都很值得，业务也很有成就感。如果是小单呢，瞬间会觉得工作繁杂，重复劳动多。 我们需要一个系统，更轻松简单，如果能够有在线支付，收款确认都能自动化了。

• 快递信息及物流信息。

快递物流等信息，也需要及时和客户进行沟通。虽是小事，但很多业务会执行不到位，或者事情一多会不及时。其实这种反馈有个系统就很简单了。

• 客情及售后

老客户的及时关怀，感情的互动沟通都是必不可少的。但有时会陷入一种无序管理，空了想起来回复下，忙的时候就不闻不问。我们需要一个系统。

• 潜在客户开发

这也是常见的开发信。也是邮件工作中不可或缺的一部分。怎么写开发信，如果写的有效，或者制作开发信更便捷有效？ 我们需要一个系统。

通过上述分析，我们更清晰的看到外贸邮件的贯穿了整个外贸工作。而纯粹的邮件工作，会让很多业务员顾此失彼，一旦陷入邮件堆中，只会抓自己觉得重要的那部分，而那部分可能往往就是 紧急但不重要的事情会被优先处理。

我们需要一个系统。不再仅仅只是管理外贸邮件的系统，这不是今天我们要讨论的，而是建立一个外贸企业的营销管理系统，通过这样的系统管理外贸的业务流程，同时也能分担一大部分对客户的邮件回复，让业务在通过系统的互动，就完成了客户的邮件回复。而业务节约的时间 更聚焦在重要的事情上。

举几个栗子：

1、询盘。我们建立询盘集中管理系统，所有询盘无论来自平台，官网，还是企业邮箱，社交平台或者仅仅是客户whatsapp 上的留言，我们都集中管理。对于询盘 可以有更多的技术分析，标签，主管通过系统参与建议。采购在系统中直接报价，有据可循。业务在线自动生成报盘，生成专业的报价单，通过系统即可回复客户。询盘可以一键转样品或订单。所有的询盘线索记录可以被统计，分来源，分地区，分产品，分业务等，更科学的数据分析才能带来更有效的提升。提升 10% ，我们就能获得足够的成长。

2、订单跟进。业务员做跟进有时候往往是被动的。客户来问了，回复下订单进展状态。小客户不问 就索性健忘了，因为时间需要 处理更多新客户。殊不知，潜移默化中，客户就跑了。我们无论客户大小，都需要提供更好的服务，外贸人的本职就是服务。再多的制度，不如用系统来化解。我们让业务在订单建立之初，就能让客户通过官网 实时跟进订单状态，就和查询快递进展一样简单。订单进展过程，只需后台 输入订单的状态进展，系统会设置好邮件模版 自动发送给客户，一切变得异常的简单。客户得到的是更多关心和安全感，而我们花不多的精力，得到更多客户的信任。

3、PI 。通过系统生成PI，简单几个信息录入，就完成了订单建立和PI生成，收款的方式可以植入银行付款或者 PayPal 在线支付，通过系统生成漂亮的PDF ，套用设置好的邮件模版直接发送给客户。接下来更简单，客户一旦选择在线支付，系统会自动确认到账，系统订单中就显示了付款进度，然后系统自动回复客户收到款项。如果通过银行支付，财务确认收款后，系统上 按确认收款，也能匹配到相应订单，系统自动告知客户已收到款项。

能做的还远不止这些。

我们处于外贸转型的新时代，外贸电商的发展才刚刚开始。订单碎片化，需求个性化的新贸易时代来临，外贸人需要做好新的改变。

奇单管家开放公测，我们愿意和外贸人一起去创造一个新的未来。

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