浅谈邮件回复小技巧

浅谈邮件回复小技巧

常年在外贸领域中打拼的人，怎么能不接触各种电子邮件呢？要知道，电子邮件可是当前国际贸易发展中主流沟通工具。一个小小的电子邮件别看它普通，它身上可是连接着两个不同大陆上之间的生意往来呢。而且，电子邮件也具有很多纸质邮件不具备的优点，集时效性，便利性和可调节性等多种特征于一身，在国际贸易发展中是一个不可或缺的存在。既然电子邮件为贸易双方架起了沟通的桥梁，那么肯定就涉及要邮件往来问题。众所周知，人们在彼此间互相走动的时候尚且还讲究礼尚往来呢，更何况发送电子邮件或者回复电子邮件呢。在实际生活中，有时候发送一封电子邮件往往很容易，但是要想回复好一封电子邮件却很难。如果你掌握有一定的邮件回复小技巧的话，那以后这回复电子邮件的工作自然也不是什么难事了。让我们来看看都有哪些 回复小技巧吧。

首先就是在回复邮件的时候称呼上的问题。对于邮件回复的称呼，一直以来都是大家十分困扰的一个问题。如果回复的称呼写得太官方的话，又显得太过僵硬古板，而且还有可能被对方认为我们使用的是回复模板，进而觉得我们的没有诚意，然后直接导致了一个邮件回复上所导致的恶性循环。如果回复的称呼写得太过亲密的话，又显得我们太过自来熟，很没有个正行，有种吊儿郎当的感觉。要是这样的想的话，在回复邮件的时候，真的是不知道用什么称呼才好了。其实回复邮件所使用的称呼也并不是什么难事，我们可以从客户发来的邮件称呼上入手，从中揣摩对方的想法和习惯，然后根据实际情况选择合适的回复称呼即可。并不需要在这个邮件回复称呼上太过纠结，其实对于回复邮件称呼的选定，一开始线索就已经存在客户给我们发过来的电子邮 中了。

其次，我们在回复客户的电子邮件中，一定要先阅读好客户发来的邮件，认真找出其中的重点问题，然后重点逐次进行回复，如果有的问题点实在无法回复，我们也要认真解释一下未能有效回复的原因，这样做是出于一种礼貌性原则，同时也是我们在邮件回复一定要注意的问题。因为，有时候在回复客户邮件的时候，针对性不强或者缺东少西的问题，这是客户最为讨厌的事情了。将心比心，假如我们是客户，试想一下，我们发邮件问了对方几个问题，但是对方回复的邮件却是牛头不对马嘴的内容，或者针对你之前提问的问题，在回答上却漏了几点，试想一下你心理是什么感受，肯定心中会讨厌异常，同时也会感觉这个回复的一方很敷衍，缺乏足够的认真态度。最终在心里对邮件回复方的印象分下降了很多。所以，为了有效避免这种不好情况的出现 我们在回复邮件的时候，一定要把对方发来的邮件信息进行一个认真的整理，把重要信息点整理一下，然后在邮件回复之前实现打个草稿，把每个点涵盖的问题都针对性的回答一下，最后在正式回复的时候，在稍作润色处理即可。

第三，我们在回复客户邮件的时候，一定要注意把握好自己的热情程度。有些时候，如果客户发来的邮件中并没有什么实质性的有用信息，而是几乎通篇都是在夸大其他事物，这时我们在回复邮件的可以适当的投其所好，对客户感兴趣的东西进行适当的回答和庆祝等，总之不能打击客户的热情程度，同时也要显得我们对客户的重视。如果你看到客户通篇都是无用的信息，在回复的时候也是言简意赅冷漠回复，那么很容易打击客户的热情，客户收到后也是很不高兴的，这很容易导致我们丢失一个好的客户。

最后，就是我们在回复邮件的时候也要注意一定的内容次序安排问题，这个内容次序的安排问题，我们也可以从客户发来的邮件中寻找，从开头到结尾，看看客户是按照一种什么样的次序来组织邮件内容的，然后我们依葫芦画瓢，按照相类似的次序来组织邮件内容即可。之所以这样做，是为了符合客户的阅读习惯，让客户可以更好的适应回复邮件的内容，同时也可以提高邮件内容上的逻辑性。

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