外贸新人如何管理好外贸开发信

外贸新人如何管理好外贸开发信

外贸开发信是外贸人白手起家的最佳工具，也是性价比最高的外贸营销利器。怎样写好外贸开发信?除了信内容本身外，有关英文网站、电子邮箱、产品目录和报价单、客户疑问简答等准备资料，是外贸开发信所必须的配套工具。

发送外贸开发信的最高目标是成功获得订单，而这个目标的实现，不仅要求高水平的外贸开发信，而且需要这些配合工具的强大和高效，同时还要注意回复和跟进的质量。

1.英文网站

信息时代，做外贸，英文网站是必备的。很多中小外贸厂家和外贸公司大部分都还没有网站，而很多外贸企业虽然有网站，可往往是随便找个网站公司造了一个网站壳子，其中至关重要的产品和营销内容却被忽视了。有些网站的英文写作惨不忍睹，内容陈旧、缺少信息、语言空洞、错误百出，这是专业外贸网站的大忌。一个专业的外贸网站，应该对网站内容不断进行充实、修改、更新、提高。中文内容可以稍差，但是英文部分一定要有符合国际需求的专业写作，千万不要翻译公司中文网站的内容。

外贸开发信中往往需要给出具体的网站链接，用

于进一步详细说明特定的营销内容。这些需要反复推敲、精心制作，必要的时候，需付费聘请外贸行家或专业外贸写手进行指点。

2.产品目录和报价单

简洁高效的电子版产品目录和报价单非常重要，一是省钱省力、容易编辑;二是灵活多变、容易修改;三是发送简便;四是便于追踪和精确管理。作为外贸专业人才，一定要自己学好如何制作精美的电子目录和报价单，掌握外贸开发的主动权。电子版的产品目录和报价单可以准备多种模式：简单的或者全面的，细致正规或者轻松幽默，有的长期备货，有的一时促销，重要的是主打的产品要准备单独详细的产品说明，类似纸质的单页产品介绍画册。

预先做好多种准备，可以针对不同的客户情况非常有针对性地发送，而不是让客户从海量的宣传资料或“迷人”的公司网站里，自己去挖掘对他有用的资料。因为是电子版，有的时候还可以挑选出最接近的模板，当客户有回复的时候或在MSN上联系的时候，当场可以在几分钟内做出修改，专门为某个客户定制出专为他准备的宣传资料，上面还添写上他的名字和其它特别信息，这样可以让对方备感亲切和实用。

3.客户疑问简答

注意收集潜在客户和客户的所有问题和反馈信息，充分分析和研究这些问题与反馈信息的字面意思和深层含义，深入思考对策，并形成文字，组成有用的问答系列。对于常见和一般的问答系列，需要放在公司网站上供对方参考，或提供单独的问答资料电子文件，在需要的时候立即发送给客户。对于敏感和特别的问答系列，更要认真细致地准备好应对的资料，在对方提起的时候，按准备好的答案沉着回应。

4.重视回复和跟进的细节质量

为了最好地发挥外贸开发信的效果，请务必注意后续回复的细节处理，切实避免常见的低级错误。

下面我们在列举几例外贸开发信回复和错误的跟进典型，希望大家可以引以为戒：

(1)过分简约型

如：in before email attached, including the xxx picture.

无头无尾，简约至极。对方若非极端熟悉，而且你是唯一供应商，恐怕对方很容易搞不明白是谁?怎么回事?或在对方忙碌时，信件会被丢在一边，再无机会阅读。所以，请不要过于贪图简便。

(2)喋喋不休型

采购商所要求的只是几个产品的报价而已，不需要把自己公司整个网页上的东西都搬上来展示。而且，若采购商对公司一无所知的话，也不会轻易要求报价。所以，如无特别推销的话题，给个公司网址就可以了。采购商有兴趣了自然会找机会上去看看的。采购商很忙，往往有很多供应商的邮件等着回，有一大堆的报价要整理做取舍，通常没时间去理会这些空洞的口号。

(3)非常天真型

如：Thanks for your Email. But I would like to know your customers opinion at first. How about their target prices?

鉴于商业机密原因，客户一般是不会在获得第一次报价之后就告诉供应商自己的目标价。要培养铁杆采购商，需要长期的特别专业化服务，所以，不要太天真。

(4)管理混乱型

如：I have deleted a lot of email last week to save hard disk space. I will ask xxx to check that for you tomorrow morning, is that ok?

真是好大胆子，竟然把潜在客户或客户的电子邮件都删除了，而且还大大咧咧地直认不讳。客户严重受伤，感到自己被无足轻重地忽略了。即使真的犯了此类错误，也应该有技巧地向对方说明。

(5)自以为是型

听上去供应商的订单每天都如雪片般飞来，一定是忙死了，连询价都要DIY。采购商都是懒人，遇到这样的情况，恐怕会以脚投票，走人。

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