如何写发信

如何写发信

我先列举一些大部分朋友写

1）邮件写得过长

客人的时间很宝贵，每天要到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几m的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。

我问过很多西欧客人，他们一般每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在right person，你的发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？

2）没有明确的主题

举个例子吧，假设我是太阳能灯的公司def co. ltd，目前公司最大的客人是美国的home depot，尽管可能是通过贸易商的，不是直接合作，但是完全可以当作一个发新客人的筹码！如果我要写一封发信给美国的re: abc inc/home depot vendor-solar light/def co., ltd.”

其中，abc inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；home depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零商home depot的太阳能灯商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的def co., ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是home depot的商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有商更好？他打邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入。

3）长篇大论的公司或工厂介绍

简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。

4）爱炫耀英文水平

以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！

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